話せば伝わるという前提に頼らない会議を作る
こんにちわ。従業員体験( EX ) の向上がミッションのエンジニアリング統括室に所属しているてぃーびーです。
会議を行う際に、口頭のみでやりとりする場合と議事録や(電子)ホワイトボードを用いてリアルタイムに議論を可視化する場合があるかと思います。この差異についてまとめます。
口頭のみで議論を成立させるために必要なこと
理解
伝える側が伝えたいことを受け手が齟齬なく理解していることが必要になります。そのため、不明点があれば、素早く確認することが必要となります。話し手が早口な場合や、他の人が別のポイントに話題をずらしてしまった場合に確認しそびれやすくなります。
場合によっては口頭のみでは理解が難しい内容もあります。図示したり、画面や資料を確認しながら話を進めたほうがいいようなケースです。
前提知識
相手が伝えた内容に自分が知らないことが含まれていた場合、確認しておく必要があります。懸念に関しては理解の部分と同様です。
記憶力
口頭のみでやりとりする場合、理解・前提知識の内容を踏まえて、すべての議論を記憶していることが必要となります。しかも新しく得たばかりの前提知識を含んだ内容を記憶しておく必要があります。
一般に人間の短期記憶 = ワーキングメモリ で覚えておける内容には限りがあり 7±2 個程度とも言われています。それを踏まえると30分〜1時間の会議のやりとりのすべてを正しく記憶するのはかなり難しいでしょう。
議論を可視化することで得られる効果
理解
伝える側が伝えたことがリアルタイムで可視化されることで、受け手が理解していなかった場合に質問するための余力が増えます。
すぐに確認してもよいですし、話の流れを止めることができなかった場合も記録内容を見つつ話が落ち着いてから確認することもできます。また、図示や画面を確認し、資料に埋め込むことで理解しやすくすることができます。
前提知識
理解のケースと同様にこちらも確認のための余力が増えます。また、前提知識を説明する資料がある場合は該当資料へのリンクをつけて、いつでも再確認可能にできます。
記憶力
すべての議論を記憶しておく必要がなくなります。記憶に頼らず議論過程を確認しながら、その上に新たなやりとりを積み重ねることができます。
まとめ
口頭のみの会議と議論を可視化をした会議を対比した場合、その質が一緒になるためには
- A. 伝える内容が口頭のみで1発で受け手に伝わるような非常にわかりやすい説明になっている必要がある
- B. 受け手が知らないことは確実に説明するか、議論を進めすぎないうちに常に確認可能にする必要がある
- C. A, B が達成されていることを前提に、すべての議論、新たに得た知識を参加者全員が会議中ずっと記憶し続ける必要がある
ということになります。正直これは現実的ではありません。そのため、議事録・ホワイトボードを用いて議論を可視化することは必須でしょう。
